Terminmanagement wird umgestellt – nur noch Online-Terminvergaben möglich; alle Termine ab 1. September entfallen und müssen neu vereinbart werden
„Nach vielen Beschwerden zum Terminmanagement im Bürgerservice habe ich mich mit dem zuständigen Bereich verständigt, das komplette System der Terminvergabe und der Sprechzeiten zu überarbeiten. Im Ergebnis haben wir festgestellt, dass Digitalisierung auch bei der Terminvergabe eine immer größere Rolle spielt. Das bisherige Terminvergabesystem wird ab sofort in Gänze auf die Online-Terminvergabe umgestellt“, erläutert Oberbürgermeister Steffen Scheller. Eine telefonische Terminvereinbarung ist nicht mehr möglich. Dadurch werden Personalressourcen frei, die bei der direkten Abarbeitung der Bürgeranliegen eingesetzt werden können. Vor den Corona-bedingten Beschränkungen waren Terminvereinbarungen grundsätzlich nicht möglich, auch nicht telefonisch.
Ein weiterer Schritt ist die Bereitstellung zusätzlicher Bürgerservicezeiten. Dafür bietet die Verwaltung zusätzliche Sprechtage an. Somit haben die Bürgerinnen und Bürger ab sofort jeden Mittwoch und jeden 2. und 4. Samstag im Monat die Möglichkeit, den Bürgerservice unserer Stadt in Anspruch zu nehmen. Die Termine dafür können kurzfristig -aber nur online- gebucht werden.
„Darüber hinaus bieten wir ab dem 01.09.2021 wieder terminfreie Sprechzeiten an. In diesen Zeiten können unserer Bürgerinnen und Bürger ohne Termin bzw. Anmeldung ihre Anliegen mit dem Bürgerservice klären,“ ergänzt Scheller.
Für dringende Notfälle besteht im August die Möglichkeit, sich in der Zeit von 08:00 bis 09:00 Uhr telefonisch mit dem Bürgerservice abzustimmen. Dringende Notfälle sind zwingend notwendige Neubeantragungen von Dokumenten durch den Verlust/Diebstahl von gültigen Dokumenten.
Öffnungszeiten im August für bereits gebuchte Termine:
Montag
09:00 – 11:30 Uhr
13:00 – 15:00 Uhr
Dienstag
09:00 – 11:30 Uhr
14:00 – 18:00 Uhr
Mittwoch
09:00 – 11:30 Uhr
Donnerstag
08:00 – 11:30 Uhr
13:00 – 15:00 Uhr
Freitag
08:00 – 12:00 Uhr
Jeden 2. und 4. Samstag im Monat
08:00 – 12:00 Uhr
Ausdrückliche Notfälle Montag – Freitag von 08:00 – 09:00 Uhr (Tel: (03381) 58 13 00)
Öffnungszeiten ab 01.09.2021:
Montag
09:00 – 11:30 Uhr ohne Termin
13:00 – 15:00 Uhr ohne Termin
Dienstag
09:00 – 11:30 Uhr mit Termin
14:00 – 18:00 Uhr ohne Termin
Mittwoch
09:00 – 11:30 Uhr mit Termin
Donnerstag
09:00 – 11:30 Uhr ohne Termin
13:00 – 15:00 Uhr ohne Termin
Freitag
08:00 – 12:00 Uhr mit Termin
Jeden 2. und 4. Samstag im Monat
08:00 – 12:00 Uhr mit Termin
Die Umstellung der Terminvergabe (bisher telefonisch und online möglich) auf reine Onlinebuchungen macht es erforderlich, das Terminmanagement neu aufzusetzen. Das bedeutet, dass alle bereits gebuchten Termine ab 1. September 2021 entfallen. Dieser Schritt ist notwendig, um das System mit den erweiterten Sprechzeiten neu aufzusetzen und es von Mehrfachbuchungen zu bereinigen. Die Erfahrungen der vergangenen Wochen haben leider gezeigt, dass viele gebuchte Termine nicht wahrgenommen werden oder einzelne Personen mehrere Termine als eine Art „Platzhalter“ gebucht haben und nicht zum Termin erschienen sind. Somit standen diese bereits vergebenen Termine der Allgemeinheit nicht mehr zur Verfügung.
Alle Bürgerinnen und Bürger, die einen Termin nach dem 01.09.2021 vereinbart haben, werden gebeten, die erweiterten Öffnungszeiten ohne Terminvergabe zu nutzen bzw. einen neuen Termin online zu buchen.
Steffen Scheller: „Ich bitte um Verständnis. Dieser Schritt ist uns in der Verwaltung nicht leichtgefallen, aber es gab keine Alternativen und auch keinen guten Zeitpunkt alles auf „Neuanfang“ zu setzen.“
